Trend: Helt plötsligt vill alla ha runda bord
Mötesindustrin står inför stora förändringar. Trendrapport visar att vi vill samlas i större grupper, sitta vid runda bord och få hela upplevelser – samtidigt som AI, it-säkerhet och social hälsa blir allt viktigare delar av konferensen. Vilka skall bjudas in fysiskt respektive digitalt. Hybrid möten minskar i betydelse
En av de tydligaste signalerna är att kunderna efterfrågar runda bord eller öar i allt högre grad.
– Det runda bordet är en symbol för inkludering. Redan på 1100-talet användes det för att undvika maktkonflikter – alla runt bordet hade samma möjlighet att tala. I dag speglar det vårt behov av dialog, delaktighet och samskapande.
GCB, IMEX och Svenska Mötens trendrapport bevakar möten i förändring i relation till pågående arbetslivs- och samhällsförändringar. Trenderna bygger på omvärldsanalys, djupintervjuer med experter och grundas i långsiktiga megatrender.
En annan spaning som är att det inte längre räcker med bra lokaler.Konferensen har gått från att vara en agenda på papper till en helhetsupplevelse. Deltagarna vill veta vad mötet ger dem – inte bara vad som ska göras.
– Den som kan mötesdesign, inte bara erbjuda en lokal, blir mest attraktiv framåt. Gärna en unik arena,plats ,museum .
När det gäller AI ser finns det en nyfikenhet hos svenska företag.
– AI kan frigöra enormt mycket tid, men måste användas transparent och etiskt. Rätt använt ger det mer utrymme för mänsklig närvaro och relationer. Fel använt riskerar det att skapa distans.
It-säkerhet och trygghet blir en allt viktigare del av mötena. Certifieringar som ISO 27001, Bank-ID-inloggning och rutiner för AV-utrustning kan snart bli självklar service.
– Vi ser också att fler vill boka hela anläggningar för sig själva – inte bara för gemenskap, utan också för trygghet.
Vidare behöver man mäta och stärka den sociala dimensionen i sina möten.
– Social hälsa gör att människor presterar bättre. Det handlar om att skapa plats för diskussioner, samskapande och spontana möten – även under resan till konferensen.
Möten, Event, Konferenser ,Studieresor gör att allt fler företag bokar hela anläggningar, så kallade buyouts, för att bygga starkare vi-känsla. Men gemenskap uppstår inte automatiskt.
–Framgångsrika konferenser bygger in ritualer och har ett genomtänkt upplägg för ”mellanrummen”, det vill säga de naturliga pauserna mellan de olika passen. När deltagarna känner ägarskap och miljöns särprägel tas tillvara blir mötet en gemensam berättelse som lever kvar. Då skapar vi inte bara en konferens, utan ett community.
Slutligen pekar flera på utmaningen i att arrangera stora möten. Åk ut som en grupp kom hem som ett Team ifall man arrangerar för unika företag där flera jobbar på distans.
– Den vanligaste fallgropen är att underskatta administrationen och logistiken. Risken är att deltagarna blir passiva. För att lyckas behövs planering för energi och flöde – och en stark moderator som håller ihop dramaturgin. Mitt råd till ovana arrangörer är enkelt: ta hjälp av en mötespartner. Det är en investering som lönar sig.
Mötestrender du måste ha koll på
1️⃣ Runda bord = inkludering & dialog- vilka skall delta internt/externt
2️⃣ Möteslokalen räcker inte
– platsen ,aktiviteter och helhetsupplevelsen gäller utomlands eller i Sverige,
- fysiska möten viktigare teambuilding
3️⃣ AI frigör tid (men kräver transparens) -källkritik ,ställ rätt frågor
4️⃣ Säkerhet Trygghet blir en konkurrensfördel ex Molnet VS Red Hat/IBM
5️⃣ Social hälsa lyfts som strategisk resurs
6️⃣ Buyouts → från möte till community
7️⃣ Stora möten kräver nya verktyg & logistik -bra framförhållning
Källa Michel Schuller
Peter Hellman
...merawebb Peter Hellmans Nätverk 